Guía: AutoVerify y Billing-Ins

¿Qué problema resuelven?

Antes de atender a un paciente, la oficina dental necesita saber si su seguro está activo. Hacerlo a mano significa llamar a la aseguradora o entrar a su portal, paciente por paciente, todos los días. Nuestros dos servicios lo hacen automáticamente: consultan a las aseguradoras a través de un intermediario oficial (Stedi, que se conecta a la red de aseguradoras de EE.UU.) y dejan el resultado escrito directamente en Open Dental, el sistema que ya usa la oficina.

Existen dos servicios porque hay dos tipos de clientes con necesidades distintas:

Comparación de servicios

¿Qué hacen, paso a paso?

Todos los días, para cada oficina activa:

No se verifica dos veces lo mismo

Si un paciente ya tiene un comprobante de este mes que dice seguro activo, el sistema lo da por bueno y no vuelve a consultar a la aseguradora (la consulta tiene costo). Con dos planes, cada plan se evalúa por separado: si el principal ya está verificado pero el secundario no, solo se consulta el secundario.

Cualquier otro resultado —inactivo, sin información, error— sí se vuelve a consultar en la siguiente pasada, por si la situación cambió (por ejemplo, la oficina cargó el número de miembro correcto, o la aseguradora reactivó la cobertura). Pero si la respuesta sigue siendo la misma que ya teníamos registrada (sigue inactivo), el sistema no vuelve a guardar un comprobante PDF nuevo ni toca la nota — la deja como está, para no acumular comprobantes duplicados del mismo resultado. Solo escribe un comprobante y nota nuevos cuando el resultado cambia (por ejemplo, de inactivo a activo).

Los resultados posibles

Cuando la consulta a la aseguradora sí se pudo hacer, hay tres respuestas posibles y son iguales para los dos servicios:

Casos donde no se pudo hacer la consulta

Aparte están los casos donde no se pudo hacer la consulta — problema en los datos, en la aseguradora o en el trámite. Ahí es donde AutoVerify y Billing-Ins se comportan distinto (ver flujos abajo):

Además de la nota, el sistema completa el campo INSURANCE de la cita con el estado, para que se vea de un vistazo en la agenda.

Flujo de AutoVerify

Cita dentro del calendario de días (ver tabla abajo)
        │
        ▼
¿Se pudo consultar a la aseguradora?
        │
   ┌────┴────┐
   │         │
  Sí         No (dato mal cargado / aseguradora no
   │              soportada / error técnico)
   ▼         │
¿Seguro activo?       ▼
   │         Nota en la cita explicando el problema,
 ┌─┴─┐       para que recepción lo resuelva a mano
 Sí  No
 │    │
 ▼    ▼
Nota:      Nota:
INS ACTIVE INS INACTIVE!!!

Corre una vez de madrugada (1am), y además cada 30 minutos en horario laboral. La pasada frecuente en horario laboral existe para agarrar el mismo día una cita que la oficina recién cargó o movió — si solo corriera de madrugada, esa cita podría quedar sin revisar hasta el otro día.

Revisa el mismo calendario de varias fechas que Billing-Ins (ver tabla abajo), para que la oficina tenga margen de reaccionar si un seguro está inactivo o faltan datos. La diferencia entre los dos servicios no es qué fechas mira cada uno — es cuándo corre y qué hace si falla la verificación.

Siempre deja constancia en la cita, incluso cuando la verificación falló: la recepción ve directamente qué pasó y qué falta. No hay revisión manual de nuestro lado — por eso todo termina en una nota, nunca en un email.

Flujo de Billing-Ins

Cita de hoy o próximos días (ver calendario)
        │
        ▼
¿El paciente tiene seguro cargado en Open Dental?
        │
   ┌────┴────┐
   │         │
  Sí         No
   │         │
   ▼         ▼
¿Se pudo consultar    Nota en la cita:
a la aseguradora?      NO INS INFO
   │              (la oficina debe cargar el seguro)
┌──┴──┐
│     │
Sí    No  ← aseguradora no encontró al paciente,
│     │      o no soportada, o error técnico
▼     ▼
¿Seguro   Se escala: SIN nota en la cita.
activo?   Entra al email de escalación de esa
│         corrida, con nombre, número de
┌─┴─┐     paciente y fecha de cita.
Sí  No
│    │
▼    ▼
Nota:      Nota:
INS ACTIVE INS INACTIVE!!!

En criollo: en Billing-Ins, todo lo que no sea "activo", "inactivo" o "sin seguro cargado" se escala. Eso incluye tanto un error puntual de la aseguradora como una aseguradora que directamente no soporta verificación electrónica — las dos terminan en el mismo email, para que una persona lo resuelva a mano.

Calendario — qué fechas revisa cada día

Corre una vez por día (excepto domingos) y revisa varias fechas a la vez, con un calendario pensado para que ninguna cita quede sin cubrir aun cuando el fin de semana no hay corridas útiles. Este mismo calendario es el que usa también AutoVerify:

Como cada cita se revisa en varias pasadas (por ejemplo, la cita del miércoles se revisa el lunes, el martes y el miércoles), un problema transitorio un día se corrige solo al día siguiente — y en el caso de AutoVerify, que además corre cada 30 minutos en horario laboral, se corrige mucho antes.

¿Cuándo corre cada uno? (los triggers)

Los dos servicios corren solos, disparados por reloj (Google Cloud Scheduler), sin que nadie tenga que ejecutarlos a mano. Horarios en hora de EE.UU. este (America/New_York):

Agregar o sacar una oficina de un trigger no requiere tocar el trigger. Cada trigger le pega al sistema con "corré todas las oficinas de Billing-Ins" o "corré todas las de AutoVerify" — el sistema arma esa lista leyendo la planilla Office Registry en el momento, no una lista fija. Mover una oficina de pestaña en la planilla (o darla de baja) alcanza; no hace falta redeploy ni tocar Cloud Scheduler.

Apagar un producto entero, rápido, sin tocar código ni gcloud

Si algo anda mal y necesitás frenar todas las corridas automáticas de un producto hasta revisarlo (por ejemplo, mañana temprano), no hace falta tocar Cloud Scheduler ni pedir ayuda técnica: en la planilla Office Registry, tab AutoVerify o BillingIns, la celda B1 (arriba de todo, antes de la lista de oficinas) dice TRUE o FALSE:

La pestaña "Guía de Campos" de esa misma planilla explica qué valores válidos van en cada celda de AutoVerify y BillingIns (incluida esta).

¿Dónde queda registrado todo?

¿Cómo se agrega o configura una oficina?

Las oficinas activas y sus datos viven en una planilla de Google Sheets (el "Office Registry"), con una pestaña para las de AutoVerify y otra para las de Billing-Ins. Agregar una oficina es agregar una fila con sus datos; no requiere cambios en el sistema.

Cada una de esas dos pestañas tiene esta forma:

PDF original

Esta guía se generó a partir del PDF GUIA_AUTOVERIFY_Y_BILLING_INS.pdf. Abrir / descargar PDF original.